كشفت دراسة أجرتها Perkbox Insights مؤخرًا أن 73٪ من الشركات تقول إن البريد الإلكتروني هو وسيلة الاتصال المفضلة لديهم في مكان العمل. ومع ذلك ، يقول الاستطلاع أيضًا أنه يجب عليك تجنب استخدام كليشيهات بالإضافة إلى الكلمات والعبارات المزعجة في بريدك الإلكتروني.
يعتبر اعتبار البريد الإلكتروني للنشاط التجاري جزءًا لا يتجزأ من الاتصالات اليومية في القوى العاملة ، من المهم اتباع بعض القواعد. هذا لأنه يتضمن التواصل مع العملاء (الجدد والقدامى) ؛ الموردين والشركاء وأي شخص تتعامل معه حرفيًا. ومن المهم الإشارة إلى أن البريد الإلكتروني ما زال شائعًا باستخدام التقنيات الجديدة.
على الرغم من ظهور مكالمات الفيديو وعقد مؤتمرات الفيديو وغيرها من أشكال الاتصال ، لا يزال البريد الإلكتروني هو الخيار المفضل. يأتي في الدقيقة الثانية لقاء وجهاً لوجه مع نصف الأشخاص البالغ عددهم 1928 الذين شملهم الاستطلاع قائلين إنهم يفضلون التفاعل البشري التقليدي. والثالث البعيد هو الهاتف. والمثير للدهشة أن 16٪ فقط يقولون أن المراسلة الفورية تفعل ذلك لهم.
في عالم الأعمال اليوم ، يقضي شخص واحد من كل خمسة أشخاص ما بين ساعة إلى ساعتين في التنقل عبر البريد الوارد. يقول 16٪ آخرون إنهم يقضون 2 إلى 3 ساعات في رسائل البريد الإلكتروني ، بينما يقضي 15٪ أكثر من 5 ساعات في فحص وإرسال رسائل البريد الإلكتروني كل يوم.
تجدر الإشارة أيضًا إلى أن فحص رسائل البريد الإلكتروني لا يقتصر على ساعات العمل فقط. يقوم حوالي 31٪ بالتحقق من رسائل البريد الإلكتروني خارج العمل كل بضع ساعات بينما يقوم 8٪ منهم بالتحقق من ذلك باستمرار. سواء كنت تبحث عن عميل جديد أو تتابع الطلب ، لا يزال البريد الإلكتروني هو خيار الاتصالات التجارية.
آداب البريد الإلكتروني
ولهذا السبب عليك التأكد من أن رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك لا تزعج المستلمين. حدد مسح Perkbox بعض الدوافع والنواهي التي تساعدك على تجنب البريد الإلكتروني المزيف. وفيما يلي بعض منها.
مختصرا
لا يبحث مستلم البريد الإلكتروني عن فطنة النثر الخاصة بك. هو أو هي على الأرجح مشغول ويريد أن يعرف ما تريد على الفور. يعد سطر الموضوع الواضح الذي لا لبس فيه في بريدك الإلكتروني بداية جيدة.
انتقل مباشرة إلى هذه المشكلة ، فالتغلب على الأدغال يمكن أن يزعجهم. يقول 29٪ من المشاركين أنهم لا يستطيعون تحمل رسائل البريد الإلكتروني الطويلة. النقطة المهمة هنا هي جعل طلباتك ومعلوماتك واضحة وموجزة ، ولكن مع وجود معلومات كافية بحيث يفهم المستلم ما تشير إليه رسالتك.
تعرف فتحاتك وإغلاق
يجب أن يبدأ البريد الإلكتروني للنشاط التجاري القياسي بـ "Hi" (49٪). تشمل الفتحات المقبولة الأخرى صباح الخير / بعد الظهر (48 ٪) ؛ مرحبا (21 ٪) ؛ و عزيزي (20٪). تلك التي تلقت ملاحظات تشمل الحب (57 ٪) ؛ بدون تسجيل دخول (44 ٪) ؛ بحرارة (31 ٪) ؛ هتافات (26 ٪) ؛ ولك حقا (24 ٪).
يمكن أن تشمل النهايات المقبولة "تحيات طيبة" (69 ٪) ؛ شكر / شكر مرة أخرى (46 ٪) ؛ التحيات (31 ٪) ؛ شكرا مقدما (21 ٪) ؛ وأطيب التمنيات (20 ٪)
تجنب الكليشيهات
إن مشكلة التقصير في استخدام العبارات أو الكلمات اليومية هي أن هذه العبارات قد تم الإفراط في استخدامها إلى الحد الذي فقدت فيه فعاليتها. هذه لا تسهم في المحادثة ؛ في أحسن الأحوال ، سوف يرى المستلم أنه مجرد حشو في البريد الإلكتروني.
يمكن أن تجعلك تبدو غير خيالي وببساطة باستخدام القوالب. تجنب المصطلحات المتعبة مثل "لمن يهمه الأمر" ؛ "مجرد حلقات في ..." (37 ٪) ؛ "حسب بريدي الإلكتروني الأخير" (33٪) ؛ "أي تحديث على هذا" (24 ٪) بأي ثمن.
يبقيه المهنية
الإملاء الصحيح وعلامات الترقيم وكفاءة مشروع القواعد ، لذلك حافظ على هذه المعايير. تأكد من حصولك على اسم الشخص بشكل صحيح والرجاء التأكد من تهجئة اسم الشخص بشكل صحيح. لا يوجد شيء ينم عن نقص في العناية أو التركيز من الخطأ في كتابة اسم جهة التنقيب أو الشركة المعنية.
شيء آخر يجب تجنبه هو CCing الأشخاص الذين لا يحتاجون إلى المشاركة (63٪) ، واستخدام اللغات العامية (53٪) ، وعدم وجود توقيع بريد إلكتروني (23٪) ، واستخدام الخطوط الملونة (21٪). تجنب أيضًا أن تكون مألوفًا جدًا مثل "مهلا" ، أو "حب" ، أو "قبلات" ، أو رموز تعبيرية ، فأنت لا تكتب ذلك لأفضل شخص لديك ، لذا احتفظ بها احترافية.
فيما يتعلق باستخدام علامة التعجب ، قال 16٪ من المجيبين إن ذلك غير مقبول بينما 48٪ سيتسامحون مع علامة واحدة فقط. لا تغضب من قفل Caps ، يقول 67٪ من المشاركين أنهم لا يستطيعون تحمل ذلك.
لماذا البريد الإلكتروني الآداب مهم جدا
إن آداب البريد الإلكتروني تدور حول نقل الاحترام والحس السليم إلى المستلم المقصود. الإملاء غير الصحيح والقواعد النحوية والألفة وعلامات الترقيم يمكن أن يسفر عن انطباع سيء عن نفسك والشركة. يمكن أن ينقل أيضًا عدم احترامك ودراستك تجاه المستلم.
لديك طلقة واحدة فقط لأنه لا توجد إمكانية لردود الفعل التصحيحية من الزبون بمجرد النقر فوق زر الإرسال. يمكن أن يكون بريدك الإلكتروني هو الانطباع الأول الذي تعطيه ، حيث أنك لا تريد أن يكون الإهمال أو عدم الاحتراف هو أول انطباع عنك. إن إصلاح هذا الانطباع ، إن حدث ، عند حدوث تغيير ثانٍ ، قد يستغرق وقتًا طويلاً لإصلاحه اعتمادًا على مدى سوء الخطأ.
آداب البريد الإلكتروني الخاص بك هو امتداد لآداب العمل الخاصة بك. إن قلة التركيز ونقص الاحترافية والإهمال في رسالة بريد إلكتروني قد تشير إلى نفس السمات في عملك للمستلم. يمكنك استخدام رسائل البريد الإلكتروني للنشاط التجاري لتحقيق أي هدف من بيع أي شيء إلى الترويج لعملك من خلال تحسين لعبة البريد الإلكتروني الخاصة بك.
الصورة: Depositphotos.com
تم نشر هذا المقال ، " نصائح مهمة لآداب عمل البريد الإلكتروني " لأول مرة على اتجاهات الشركات الصغيرة
تعليقات
إرسال تعليق